Hiện nay, sự kiện ảo không phải là khái niệm quá xa vời khi mọi tổ chức dù lớn hay nhỏ đều đang tích cực coi các sự kiện ảo là một phần trong chiến lược kinh doanh giữa tâm dịch. Không thể phủ nhận những ưu điểm mà sự kiện ảo mang lại như tính linh hoạt, dễ tiếp cận, hiệu quả về chi phí và tính bền vững của dữ liệu. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện ảo thành công và hiệu quả, hãy cùng điểm qua những quy tắc quan trọng dưới đây:
1. Tạo trải nghiệm có giá trị
Những người tham gia sự kiện ảo đều ôm rất nhiều kỳ vọng về những điều mà họ sẽ được trải nghiệm. Tuy nhiên, một số bộ phận khác vẫn nghĩ rằng nó chỉ là một sự kiện trực tuyến nhàm chán. Vì vậy, bạn cần nhấn mạnh vào những trải nghiệm có giá trị khi tổ chức sự kiện ảo.
Thay vì chỉ đơn thuần là danh sách những hội thảo mà người dùng sẽ tham gia, bạn nên kết hợp những chương trình tham quan với video, hình ảnh, âm thanh sống động cùng với chuyển động trong không gian thực tế ảo. Từ đó, người tham gia có thể thao tác di chuyển và trải nghiệm những điều thú vị tương tự như sự kiện truyền thống nhưng đặc biệt hơn. Sự kết nối các nội dung trên web sự kiện ảo chính là chìa khóa để tạo nên những trải nghiệm có giá trị cho người tham gia.
2. Hoạt động giao tiếp
Giao tiếp là điều vô cùng cần thiết. Bạn không thể để diễn giả trình bày mà không biết khán giả đang nghĩ gì. Do đó, nhà tổ chức sự kiện ảo nên cho phép giao tiếp hai chiều bằng các công cụ trò chuyện. Hãy để những cuộc trao đổi được diễn ra tự nhiên với những công cụ đặt câu hỏi và cung cấp phản hồi. Điều này sẽ giúp diễn giả và người tham gia cảm thấy được lắng nghe và là một phần trong sự kiện.
3. Kết nối với khán giả trước và sau sự kiện
Quảng bá trong sự kiện là một hoạt động quan trọng trong toàn bộ quá trình tiếp thị. Tận dụng tiếp thị qua email bằng cách gửi email tự động trước và sau sự kiện hay thậm chí gửi lời nhắc ngay trong thời gian diễn ra sự kiện được xem là cách giữ hình ảnh trong tâm trí người dùng.
Bên cạnh đó, bạn cần nhắc khán giả nhớ về trải nghiệm tuyệt vời mà họ đã có tại sự kiện. Vì vậy hãy gửi cho họ nội dung được ghi lại và các tài liệu khác để họ có thể muốn tham dự sự kiện tiếp theo của bạn.
Bạn cũng có thể gửi nội dung của mình cho những người đã đăng ký và không tham dự sự kiện chỉ để nhắc họ về giá trị mà họ có thể thu được từ một sự kiện sắp tới trong tương lai.
4. Kiểm tra kỹ thuật công nghệ
Điều này là cần thiết nếu bạn muốn tránh những trục trặc vào phút cuối và sự cố nối dài sau đó. Kiểm tra mọi công cụ trước sự kiện cho các hội thảo trực tiếp trên web, các trải nghiệm người dùng, v.v. Hãy tiến hành kiểm tra nhiều lần để chắc chắn bạn có thể giải quyết sự cố diễn ra bất ngờ trong quá trình sự kiện được tổ chức.
5. Tạo không khí vui vẻ
Thêm các hoạt động nghỉ như lên lịch nghỉ giữa các phiên, tạo không gian cho những người tham dự có thể kết nối với nhau là một phương pháp tạo không khí đáng quan tâm. Ngoài ra, bạn có thể tạo các game trong nền tảng để mọi người có thể thư giãn hơn. Thúc giục họ lấy một tách cà phê, ăn trưa và nói chuyện với những người tham dự khác.
6. Đồng bộ sự kiện không giới hạn trên các giao diện
Đây là điểm nhấn của các sự kiện ảo. Nhà tổ chức nên thiết lập để tất cả mọi người có thể truy cập sự kiện từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào. Những người thuộc nhiều quốc gia khác nhau có thể tham gia sự kiện với chức năng đa ngôn ngữ linh hoạt. Ngoài ra, các sự kiện ảo của bạn cũng có thể cung cấp độ tương phản màu sắc và hỗ trợ âm thanh/ hình ảnh.
Với sự phổ biến của các sự kiện ảo như hiện nay, bạn cần tuân thủ những quy tắc chung để có thể tổ chức một sự kiện ảo thành công. Các quy tắc không chỉ đảm bảo hiệu quả mà còn giúp quá trình lập kế hoạch của bạn được xác định rõ ràng hơn.
