Giá trị của những buổi gặp gỡ trực tiếp sẽ không bao giờ bị biến mất, nhưng đã đến lúc chúng ta phải thừa nhận rằng thực tế ảo là một phần vô cùng cần thiết trong một chương trình sự kiện, đặc biệt là trong bối cảnh dịch bệnh, thiên tai vẫn còn có dấu hiệu tiếp tục diễn ra.
Virtual event là gì?
Virtual event (sự kiện thực tế ảo) hay còn được biết đến với tên gọi online event (sự kiện trực tuyến), là sự kiện mà tất cả người tham gia sẽ tương tác trên môi trường trực tuyến thông qua các thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng với kết nối internet, v.v. thay vì phải trực tiếp đến một địa điểm thực tế.
Virtual event hiện phổ biến dưới nhiều dạng hình thức, trong đó tổ chức sự kiện thực tế ảo với công nghệ thực tế ảo (VR) là hình thức mang lại hiệu quả cao và được ứng dụng mạnh mẽ nhất. Tìm hiểu thêm về Xu hướng tổ chức sự kiện năm 2022.
Lợi ích của việc tổ chức virtual event
1. Tiếp cận số lượng lớn người tham gia với virtual event
Một quan niệm khá sai lầm khi nhiều người nghĩ rằng virtual event lấy đi khách hàng của những sự kiện trực tiếp. Nhưng thực tế, sự kiện thực tế ảo mang lại nhiều tác động tích cực đến cho khán giả và nhà tổ chức. Từ vấn đề tài chính hay ngân sách cá nhân đến vấn đề về sức khỏe, yếu tố khách quan như thiên tai, thời tiết, virtual event có thể giải quyết tất cả một cách vượt trội mà sự kiện trực tiếp khó có thể thực hiện được.
Với virtual event, mọi người ở bất kì đâu trên thế giới đều có thể tham gia sự kiện, do đó các nhà tổ chức có thể mở rộng đối tượng khách hàng trên toàn cầu. Hơn thế nữa, khi mọi người tham gia virtual event và trải nghiệm được sự hấp dẫn, mới mẻ hơn so với sự kiện thực tế trước đây thì đây chính là điểm mấu chốt chuyển đổi người tham gia trở thành nhà đầu tư cho các sự kiện thực tế ảo trong tương lai.
2. Virtual event giúp bạn tiết kiệm thời gian và ngân sách
Virtual event là một sự lựa chọn tuyệt vời cho những chương trình sự kiện bởi tính tối ưu ngân sách. Có thể bạn chưa biết, chi phí để tổ chức một sự kiện thực tế cao hơn gần 75% so với chi phí tổ chức sự kiện thực tế ảo. Điều này được minh chứng bởi việc nhà tổ chức có thể cắt giảm các chi phí về nhân sự, mặt bằng, âm thanh ánh sáng, và các chi phí liên quan.
Việc duy nhất mà các nhà tổ chức cần quan tâm khi tổ chức virtual event đó là nền tảng, virtual event giúp các nhà tổ chức sự kiện tiết kiệm thời gian khi mọi thứ đã được khởi tạo và dễ dàng quản lý trên hệ thống. Mặc dù virtual event cũng cần một khoảng thời gian để setup nhưng nhìn tổng thể, đây vẫn là một sự lựa chọn tối ưu ngân sách và thời gian.
3. Tổ chức virtual event linh hoạt thời gian và không gian
Virtual event khá linh hoạt về thời gian tổ chức và không bị giới hạn phải hoàn tất trong một ngày như các sự kiện trực tiếp. Từ đó, người tham gia có thể quay lại ghé thăm sự kiện để tìm hiểu về chương trình ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, nhà tổ chức cũng có thêm cơ hội tăng nhận diện và sự ghi nhớ trong lòng khách hàng. Với nền tảng vrFairs, sự kiện thực tế ảo có thể được kéo dài từ vài ngày cho đến vài tháng và thậm chí cả năm.
4. Virtual event cung cấp dữ liệu đo lường chất lượng
Thu thập và đo lường tương tác, phản hồi của người tham gia sự kiện là điều vô cùng quan trọng đối với các nhà tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, đối với các sự kiện trực tiếp, các thông số này rất khó để khai thác vì lượng người ra vào quá đông và không thể kiểm soát từng người. Virtual event có thể xử lý vấn đề này hoàn hảo khi hệ thống có thể đo lường thời gian và hành động của người tham gia một cách chính xác. Các báo cáo, thống kê sẽ được cung cấp cho các nhà tổ chức để đánh giá hiệu quả cũng như ROI của sự kiện.
Các hình thức tổ chức virtual event phổ biến
- Hội nghị ảo
- Webinars
- Triển lãm thương mại trực tuyến
- Hội chợ nghề nghiệp & Hội chợ việc làm ảo
- Hội chợ đại học ảo
Tìm hiểu thêm về các hình thức tổ chức virtual event phổ biến: https://vrfairs.vn/nhung-hinh-thuc-su-kien-thuc-te-ao-pho-bien-trong-nam-2021/
Kết luận
Virtual event được phát triển mạnh mẽ trong bối cảnh đại dịch COVID-19 và mang nhiều tác động tích cực đến cho các doanh nghiệp nói chung và người tham gia nói riêng. Theo đó, vẫn còn nhiều quan ngại cho rằng virtual event sẽ kết thúc song song với thời điểm dịch bệnh được kiểm soát. Tuy nhiên, virtual event là một bước tiến mạnh mẽ của ngành công nghệ, nó được ra đời với sứ mệnh giúp kết nối mọi người trên toàn cầu và tối ưu ngân sách cũng như thời gian của tất cả mọi người. Vì vậy, đại dịch COVID-19 được xem là bước đà thúc đẩy virtual event phát triển và phủ rộng hơn trên toàn thế giới. Tương lai phát triển của virtual event sẽ vô cùng được kỳ vọng khi hầu hết mọi thứ đã và đang được chuyển đổi số mạnh mẽ.
