Xu hướng tổ chức sự kiện, triển lãm thực tế ảo đang ngày càng phổ biến và phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Theo đó, để nổi bật giữa hàng nghìn các chương trình khác thì kế hoạch sự kiện chi tiết là một trong những quy tắc tổ chức sự kiện ảo thành công mà bạn cần nắm rõ.
Kế hoạch sự kiện, triển lãm thực tế ảo là một tài liệu chi tiết bao gồm các nhiệm vụ cần thực hiện, người đảm nhận nhiệm vụ, thời gian thực hiện và các lưu ý trong chương trình. Sau đây là một vài hướng dẫn lên kế hoạch sự kiện, triển lãm thực tế ảo tối ưu.
1. Xác định mục tiêu sự kiện của bạn
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện, bạn cần hiểu rõ lý do tại sao bạn lại muốn tổ chức sự kiện này. Mục tiêu sự kiện rõ ràng là bước đầu tiên để tạo nên sự thành công cho sự kiện vì chúng giúp xác định:
- Thông điệp sự kiện đúng với đối tượng mục tiêu
- Các hoạt động sự kiện phù hợp
- Đối tượng mục tiêu
- Tên sự kiện và thời gian tổ chức
2. Dự trù ngân sách cho sự kiện
Chi phí sẽ tăng lên khá nhanh nếu bạn không dự trù ngân sách trước cho sự kiện của mình, thậm chí không thể kiểm soát được những chi phí cần thiết và chi phí phát sinh.
Chi phí sự kiện ảo có thể thay đổi rất nhiều, hầu hết chi phí chủ yếu đến từ nền tảng mà bạn lựa chọn. Đa số các nền tảng trên thế giới hiện nay bắt đầu từ khoảng 10.000 USD (tương đương hơn 200 triệu VND), và con số sẽ tăng dần lên khi bạn chọn thêm các tính năng bổ sung khác. Tuy nhiên, vrFairs – Nền tảng tổ chức triển lãm và hội chợ thực tế ảo sẽ cung cấp cho bạn một chi phí rất hợp lý, đặc biệt nền tảng không giới hạn số lượng người tham gia và thời gian tổ chức.
3. Lập danh sách các đối tác sự kiện
Tiếp theo, hãy lập danh sách các đối tác sự kiện ảo của bạn. Vì tính chất sự kiện ảo nên có thể ban tổ chức sẽ không gặp các đối tác, diễn giả, nhà tài trợ,… trước chương trình. Vậy nên một danh sách thông tin các đối tác sự kiện cần được lập ra để dễ theo dõi và phối hợp khi vào sự kiện. Các thông tin cần lưu ý bao gồm:
- Tên đối tác
- Thông tin liên hệ của đối tác (số điện thoại và địa chỉ email)
- Các tài liệu cung cấp chẳng hạn như kịch bản phát biểu,…
- Thời gian
4. Quảng bá sự kiện của bạn
Khi nền tảng và dữ liệu đã được thiết lập xong từ nhà cung cấp, đã đến lúc quảng bá sự kiện của bạn đến tất cả mọi người. Là một sự kiện được tổ chức dựa trên nền tảng ảo, vì vậy bạn cần quảng bá trên tất cả các kênh mà có đối tượng tham gia tiềm năng. Bởi lẽ, sự thành công của sự kiện ảo chính là nhờ vào lượt người tham gia sự kiện, càng quảng bá rộng rãi, càng nhiều người hứng thú và tham gia hơn. Hãy bắt đầu với việc chọn kênh truyền thông quảng bá sự kiện, phân công nhiệm vụ và giới hạn thời gian hoàn thành. Cuối cùng, lên danh sách theo dõi và đo lường số liệu tiếp cận và tương tác.
5. Phân tích hiệu suất
Theo dõi mức độ tương tác của khán giả trong suốt quá trình trước sự kiện là điều vô cùng cần lưu ý trong kế hoạch sự kiện ảo. Hãy ước lượng tất cả các chỉ số có liên quan đến đối tượng khán giả mục tiêu và so sánh với kết quả thực tế. Điều này sẽ giúp bạn phân tích điều gì sẽ phù hợp với sự kiện ảo của mình để lên kế hoạch hoàn hảo. Một vài gợi ý từ vrFairs đó là:
- Hiểu đối tượng mục tiêu của bạn và sở thích của họ
- Gắn cờ các đầu mục cần cải tiến
- Đo lường ROI
Kết luận
Mặc dù lập kế hoạch sự kiện là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng nó sẽ giúp bạn chuẩn bị sự kiện tối ưu nhất có thể. Hãy đảm bảo lên cho mình một danh sách kế hoạch cụ thể với những gợi ý trên để kiểm soát được sự kiện ảo của mình và tránh được những trường hợp sự cố ngoài ý muốn nhé.